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本方案的系统结构是先进的、开放的体系结构，同时考虑系统使用中的科学性。整个系统能体现当今会议技术的发展水平。在用户可能的财政预算范围内考虑率先采用国内外业已成熟的先进技术和产品，以适应不断革新的趋势，并利于向更高水准的系统平台升级。灵活性体现在对具有不同需求的用户提供不同的服务。
系统应根据用户实际需求，具有数字化会议应用、模块化结构组成、完全信息化资源共享、智能化控制管理等特性；系统应提供稳定、可靠、安全、舒适、快捷的工作环境和高效的综合服务功能，以达到节省能源、降低运行和管理成本的目的，并适应未来更科学的综合管理机制，充分满足信息化的发展需要；系统建设应以先进性、实用性、可靠性和合理性为前提，同时考虑经济性、开放性、灵活性、可扩充性和易使用易维护性；系统采用模块化的结构，开放式的系统平台，建立符合技术发展趋势的物理平台和系统结构，保证日后的系统扩充和新技术的应用成为可能。设计原则根据其建筑特征等要素用合理的投资去营造一个规格较高的会议氛围。提供满足以上功能实现的活动环境。
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圆桌会议有几个致命的缺点，一个是空间小，声音传不出去，必须采用强吸收，可是很多会议室不可能做强吸收，因为会议室是一个严肃、庄重的场合，不像电影院可以做成软包，给人感觉比较温馨，大部分都是一些大理石和刷白的水泥墙，吸音效果比较差。第二个缺点是圆桌会议话筒比较多，它一圈都是话筒，有的会议它一次开五六个，这样建声就很难做，我们必须采用手拉手会议系统限制话筒的开启数量。所以这两个缺点决定圆桌会议室是很难做的，真是想把增益做得很高的话，发言的人必须离话筒很近，人离话筒隔20-30cm效果是好的，如果能靠近一点就更好了。
装修能做强吸收尽量做强吸收，音响和装修不是一个公司的时候，做音响的人员在出具的标书和方案书里要提到会议室和报告厅的建声装饰，一定要甲方采用强吸收。要做到吸音效果比较好。
多功能厅的使用功能大致可以划分为：报告形式的会议、多媒体的展示或是新闻发布、一些小型的演出、歌舞自娱、同声传译等。
音频设计的手段是根据现场的建筑装饰环境、管理者的能力、使用分类的侧重进行有效合理的设计。音频扩声形式可以分为集中扩声、分布扩声、混合式扩声。从安装形式上讲又可分为：固定安装、流动扩声、流动+固定式混合应用。声场设计上又有点声源、线阵列。舞台框架扩声、三通道空间成像扩声、环绕声影院模式扩声等形式。不同的扩声手段往往侧重某种功能上的需求。只能去相对比较其合理性。由于是多功能厅，自然想包罗万象，但也带来一些消极的东西。比如说酒店里的多功能宴会厅豪华的水晶灯下，精美大气的装饰风格。自然以酒店的宴会、招待会为主。同时能够完成新闻发布、推介会、公司年会。大宴会厅也可以通过折叠活动门分割不同的会议厅。
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扬声器布置要合理，使每个观众席均能保证语音清晰，音质优美；扬声器的布置结合会议报告厅建筑特点综合考虑，不要影响会议报告厅其他使用功能；满足电视台、电台实况转播的需要，预留符合要求的转播接口。
